Per un uso efficace di Outlook in rete: condividere i dati con i vostri colleghi con WorkgroupShare.

Outlook per molti è sinonimo di posta elettronica, ma potete usarlo per molte altre cose: contatti, attività, calendario e note; se iniziate ad adoperarlo sul serio, finirà che conterrà moltissimi dati; se poi non lavorate da soli, avrete necessità di condividere questi dati con i vostri colleghi, o di costituire degli archivi comuni a cui tutti possono attingere.

Pensate ad esempio ad un unico archivio di indirizzi, o alla possibilità di vedere in tempo reale se un vostro collega è libero in una certa data per fissare un appuntamento comune. Normalmente la soluzione è l’installazione di Exchange Server, che però ha un costo elevato, necessita di un server e di installazione e manutenzione da parte di tecnici qualificati; scelta senz’altro giusta in ambienti complessi, ma per piccole realtà la spesa normalmente risulta eccessiva.

Nel nostro ufficio abbiamo scelto Workgroupshare, con cui condividiamo i nostri archivi.

Ovviamente il programma permette di scegliere quali cartelle condividere, in modo tale da poter comunque avere delle cartelle private.
In più (e forse è la cosa più interessante) si possono creare delle cartelle ‘pubbliche’, che risiedono sul server, a cui tutti gli utenti abilitati potranno accedere sia in lettura che in scrittura; si possono ovviamente gestire tutti i diritti, per cui si potrà decidere chi può scrivere, chi può solo leggere, ecc.

Il programma è smolto semplice da configurare, e non necessita di un server; quindi potete utilizzarlo anche se avete solo due o tre pc collegati in rete.
E se usate dei portatili, nessun problema: quando vi staccate dalla rete i dati comuni restano sul vostro portatile e potrete consultarli e variarli anche mentre siete via; quando poi vi riconnetterete alla rete, partirà la sincronizzazione per aggiornare i dati, da e verso l’archivio principale.

E se avete un BlackBerry? In un prossimo articolo vi spiegherò come fare per sincronizzare Outlook / WorkgroupShare / BlackBerry.

Dopo la migrazione da Eudora ad Outlook: ci sono anche dei vantaggi!

Come già raccontato nell’articolo Da Eudora ad Outlook: odissea di una migrazione – le premesse, sono passato da Eudora ad Outlook; nell’articolo successivo Da Eudora ad Outlook: odissea di una migrazione – le difficoltà ho esposto le difficoltà incontrate. In quest’articolo, elencherò i vantaggi riscontrati.

PST (Personal Folder Storage) multipli

Outlook, come la maggior parte dei client di posta elettronica, memorizza tutti i messaggi, gli allegati, gli indirizzi ecc. in un unico file (PST); questo rappresenta una comodità, dal punto di vista del file system, e, se opportunamente progettato, un unico file è più facile da gestire di una serie di cartelle con ‘n’ files dentro (come fa Eudora). Sfortunatamente però, dal mio personale punto di vista, Outlook disattende molte di queste premesse, risultando, rispetto ad altri client che usano la stessa metodologia, molto lento nella gestione delle informazioni, soprattutto in presenza di PST corposi; inoltre, almeno fino alla versione 2002, i PST di Outlook tendono un po’ troppo facilmente a corrompersi.

Preso atto di ciò, ho cercato di trarne comunque vantaggio, spezzando il mio archivio di email (più di 10 anni di corrispondenza elettronica) in diversi PST; ad esempio, un PST di lavoro, uno personale, uno per i progetti chiusi e archiviati, ecc. In questo modo ho potuto innanzitutto razionalizzare gli archivi dal punto di vista del contenuto; inoltre:

• i PST possono essere messi ognuno in una cartella o drive diverso: quindi quello di lavoro può essere messo su un drive di rete, quello personale su una chiavetta USB, ecc.
• i PST possono essere attivati e disattivati a piacimento: molto comodo per i file di archivio, che normalmente non sono attivi e quindi non danno ‘fastidio’, ma che possono essere riagganciati alla bisogna;

Pluralità di informazioni gestite

Outlook non è solo un client di posta elettronica, ma permette anche di gestire indirizzi, appuntamenti, note, to-do list… quindi quello che avevo sparso in giro in mille programmini inizia ad avere una casa comune. In questo caso si apprezza non tanto la bontà delle singole funzioni (di certo in giro ci sono molti programmi che gestiscono meglio chi l’agenda, chi la rubrica, ecc.), quanto il fatto che siano tutte in un unico contenitore e che siano tra di loro intercorrelate.

Sincronizzazione col palmare

Direi che al giorno d’oggi è indispensabile; e, come al punto precedente, avere un unico punto di sincronizzazione (invece dei tanti di prima) costituisce senz’altro un vantaggio.

Disponibilità di add-on (o plug-in)

Data la diffusione di Outlook, sono presenti sul mercato molti strumenti aggiuntivi (add-on o plug-in) anche se non numerosi come per altri client; uno di questi, in particolare, mi permette di condividere e sincronizzare i dati che mi interessano con i miei colleghi; il prodotto si chiama Workgroupshare, e ne parlerò in uno dei prossimi articoli.

continua…

Incantonline, un servizio decennale sulle aste fallimentari.

Girando su internet in cerca di un’auto usata o di una casa per le vacanze, vi sarà certamente capitato di imbattervi in siti che parlavano di beni provenienti da fallimenti, spesso a cifre interessanti. Ma da dove provengono queste informazioni?

Il primo posto che viene in mente è senz’altro il tribunale, ma sarebbe impensabile girarsi tutti i tribunali d’Italia per reperire informazioni, anche on line (ammesso che tutti i tribunali abbiano un sito dove sono elencati i beni).

Torna allora utilissimo il servizio lanciato da oltre 10 anni da Incantonline: si tratta in pratica di un portale che raccoglie tutte le aste fallimentari d’Italia, suddivise per tipologia e per regione.

Come recita il sito “Avrai l’opportunità di visionare in tempo reale tutto ciò che viene posto all’asta dai Tribunali italiani e dagli organi preposti. All’interno troverai tutti i riferimenti per partecipare con semplicità, ed in prima persona, alle aste di immobili, autoveicoli e beni di qualsiasi genere. (Oltre 12000 beni in banca dati)”

Il portale è organizzato in maniera semplice ed intuitiva, e le ricerche portano con celerità al risultato voluto. Il servizio è a pagamento, ma periodicamente vengono lanciate delle campagne per accedere a prezzi scontati.

Questo l’indirizzo per accedere al servizio: http://www.incantonline.it/archivio_aste.htm.

Dopo la migrazione da Eudora ad Outlook: ecco le difficoltà incontrate.

Come già raccontato nell’articolo Da Eudora ad Outlook: odissea di una migrazione – le premesse, sono passato da Eudora ad Outlook; ovviamente, data la diversità dei prodotti (non entro nella discussione “meglio questo, meglio quello”) e soprattutto data l’abitudine acquisita con Eudora, sono iniziate le difficoltà.

I filtri per dominio

In Eudora era semplice (con un apposito comando) dichiarare un filtro per spostare tutta la posta proveniente da un dominio (ad es. @blugeco.com) in una cartella, senza dover specificare mittente per mittente; in Outlook invece a prima vista pare non si possa fare, almeno non con un comando specifico.
Bisogna infatti iniziare ad impostare la regola, poi cercare la voce “Con parole specifiche nell’indirizzo del mittente”, selezionarla e quindi inserire il dominio.

Ok, non proprio intuitivo, ma è possibile.

La posta non letta

Inseriti i filtri, mi accorgo di un comportamento strano (non voglio chiamarlo difetto) di Outlook: quando una cartella contiene un messaggio non letto, il nome della cartella viene evidenziato in grassetto (bene); ma se un messaggio mail – per effetto dei filtri – finisce in una sottocartella, la cartella o le cartelle superiori NON vengono anch’esse evidenziate (come accadeva in Eudora), per cui non si vede al volo quale sono le caselle con nuovi messaggi.

Al solito, il trucco si trova; eccolo:
bisogna aprire cartella di sistema “Cartelle ricerche” e cercare la cartella “Messaggi non letti” (o “Unread mail”); a questo punto, per tenerla bene in evidenza, va spostata in “Cartelle preferite”.

Non proprio intuitivo, non proprio efficace, ma funziona.

continua…

Migrare da Eudora ad Outlook: ecco le motivazioni della scelta.

Sono di recente dovuto passare da Eudora ad Outlook: una scelta non facile, ma obbigata. Ecco perché.

Ho usato Eudora (uno dei più antichi client di posta elettronica) per una quindicina d’anni, sin dalla release 3.x.
Ovviamente avevo preso le mie abitudini, e non avevo nessuna intenzione di cambiare, anche se la Qualcomm aveva già da tempo smesso di sviluppare il prodotto.

Da un po’ di tempo però una delle manchevolezze di Eudora, e cioè il fatto che non supporti i caratteri Unicode (quelli per le lettere accentate, per intenderci), iniziava a diventare fastidiosa, dato che i messaggi che mi arrivano sono in gran parte fatti così.

Inoltre, il fatto di non conoscere bene Outlook mi impediva di offrire ai miei clienti un aiuto quando avevano problemi col prodotto.

Decido quindi di passare ad Outlook (non altri client, per il motivo appena detto, del supporto ai clienti).

Mi scontro subito con il primo, enorme problema: gli allegati. Sì, perché Eudora ha un modo tutto suo di gestire gli allegati: essi sono memorizzati come file singoli, staccati dal messaggio, in una cartella predefinita (può sembrar scomodo, ma per alcune esigenze è conveniente); e per via di questo suo modo strano, l’importatore di Outlook importa tutto da Eudora, tranne gli allegati. Anche passando per Outlook Express (come consigliato da Microsoft per preservare alcune informazioni di Eudora) gli allegati non vengono migrati.

Parto quindi alla ricerca di un software che permetta di migrare gli allegati; per fortuna esiste: si chiama Aid4Mail.

continua… Da Eudora ad Outlook: odissea di una migrazione – le difficoltà