Nell’ambito della collaborazione con la società Librerie Feltrinelli, abbiamo realizzato un applicativo per la gestione degli ordini materiale interno.

Il lato operativo-funzionale

Tramite questa procedura, la sede organizza gli acquisti di materiale interno (dagli shopper alla cancelleria), tarandoli sulle esigenze dei singoli punti vendita. La procedura opera per step successivi, riepilogabili secondo questo schema di massima:

• creazione di una lista vuota (template) di materiale ordinabile;
• riempimento della lista da parte del negozio;
• controllo ed approvazione delle richieste di negozio da parte della sede;
• emissione dell’ordine al fornitore.

Creazione di una lista vuota (template) di materiale ordinabile

La sede, tramite un apposito programma, prepara una lista di base (denominata template) per ogni tipologia di negozio; questo per evitare, ad esempio, che un negozio che non vende CD ordini inavvertitamente custodie per CD. La sede ha anche la possibilità di indicare il numero massimo di pezzi ordinabili dal singolo punto vendita.

Ogni lunedì mattina la procedura, dopo aver consolidato le richieste della settimana precedente, provvede in automatico alla riemissione di un nuovo template vuoto.

Riempimento della lista da parte del negozio

Quando il responsabile del punto vendita entra nella procedura si trova di fronte ad una lista in cui inserirà le quantità che desidera per ogni articolo ordinabile. La lista è liberamente modificabile ed integrabile nel corso della settimana; ovviamente possono essere solo inserite le quantità: se il negozio ha bisogno di materiale non presente in lista dovrà contattare la sede. Il lunedì mattina la lista della settimana precedente viene chiusa in automatico e inviata all’approvazione da parte della sede. Come visto al punto precedente, viene subito preparata una nuova lista vuota.

Il responsabile di negozio può sempre controllare - ma non modificare – le liste già chiuse.

Controllo ed approvazione delle richieste di negozio da parte della sede

Ogni lunedì mattina le liste della settimana precedente vengono chiuse e rese disponibili alla sede, che può visionarle ed eventualmente correggere le quantità inserite dai vari punti vendita. Al termine del controllo le liste vengono approvate e divengono così definitive.

Emissione dell’ordine al fornitore

Tramite una semplice richiesta, la procedura colletta tutte le richieste definitive e le elabora per preparare uno o più files-ordine da inviare ai fornitori.

Particolarità

• la lista che viene mostrata al punto vendita ha l’aspetto di un comune foglio elettronico, per cui l’inserimento dei dati è agevolato anche in presenza di molti articoli.

Il lato tecnologico

Queste le caratteristiche tecniche della procedura:

• ambiente: intranet
• linguaggi: ASP.net/VB.net 2008, JavaScript
• database: MS SQL Server 2000/2005

Particolarità

La funzione di compilazione della lista da parte del punto vendita comporta un uso massiccio di tecnologie client-side, in questo caso Javascript. Uno dei requisiti era infatti il mostrare la lista alla stregua di un semplice foglio elettronico, evitando il continuo refresh di pagina ad ogni input; l’uso di Javascript per questa parte ha permesso di lasciare la pagina leggera, e di conseguenza di non penalizzare l’utente nell’uso.

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Nell’ambito della collaborazione con la società Librerie Feltrinelli, abbiamo realizzato un applicativo per la gestione delle Note Spese.

Il lato operativo-funzionale

La procedura è articolata su più livelli, in base alla tipologia dell’utente; a grandi linee permette:

• al dipendente di inserire le proprie spese, anche in più riprese;
• al suo superiore di controllare e autorizzare il rimborso;
• alla tesoreria di erogare il rimborso e di darne notizia alla contabilità generale.

Dipendente

Il dipendente abilitato alla redazione della nota spese (l’abilitazione viene data dall’ufficio paghe) entra nella procedura e chiede di compilare una nuova nota spese; essa avrà periodicità tipicamente mensile, ma la procedura accetta qualunque intervallo. Sarà possibile avere una sola nota spese aperta, e la sua compilazione può avvenire in tempi successivi.

Il dipendente potrà inserire le spese scegliendone la causale da un elenco adatto al suo ruolo; questo abbinamento viene deciso dall’ufficio paghe. Terminata la sua nota spese, questa viene chiusa e messa in stato di ‘in attesa di approvazione’; contemporaneamente, la procedura invia una e-mail al responsabile del dipendente, avvisandolo che c’è una nota spese da approvare.

Responsabile

Il responsabile, avvisato della presenza di una nota da approvare, aprirà tale nota e, voce per voce o complessivamente, potrà approvarla o respingerla; in caso di approvazione viene messa in stato ‘Approvata’, mentre in caso contrario torna in stato ‘in compilazione’, e la procedura invia una segnalazione al dipendente.

Ovviamente, essendo il responsabile anch’esso un dipendente, dovrà, per le proprie note spese, seguire l’iter di un normale dipendente.

Amministrazione

L’amministrazione, con periodicità decisa dall’azienda, provvederà a emettere i mandati di pagamento per le Note Spese approvate; nel contempo, la procedura invierà gli estremi dei mandati in contabilità generale.

Particolarità

• Per ogni dipendente è possibile indicare un massimale di spesa, eventualmente forzabile in casi particolari;
• è possibile registrare e gestire gli anticipi di cassa;
• per ogni dipendente è possibile registrare uno o più mezzi di trasporto con il relativo rimborso chilometrico;
• le tipologie di spesa possono essere abbinate (e limitate) al singolo dipendente;
• è possibile dare la possibilità ad un certo dipendente di gestire le Note Spese di altri dipendenti (normalmente i dirigenti).

Il lato tecnologico

Queste le caratteristiche tecniche della procedura:

• ambiente: intranet
• linguaggi: ASP.net/VB.net 2008, JavaScript
• database: MS SQL Server 2000/2005

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Nell’ambito della collaborazione con la società Librerie Feltrinelli, abbiamo realizzato un applicativo per lo smistamento ordini.

Il lato operativo-funzionale

La procedura opera in maniera totalmente automatica, e viene di norma eseguita una-due volte al giorno; in momenti di particolare carico può essere lanciata anche manualemnte.

Il funzionamento della procedura è legato alla presenza nel database aziendale di ordini in attesa di evasione; una pre-elaborazione ha già provveduto a raggruppare gli ordini per negozio, e a mantenere in stand-by gli ordini che non soddisfano una serie di parametri minimi (minimo d’ordine in pezzi o valore, ordini periodici, ordini da trattare solo manualmente, ecc.).

Gli ordini letti vengono ulteriormente suddivisi in base alla modalità di trasmissione dell’ordine al fornitore/distributore; queste modalità possono essere:

• tramite il circuito Arianna: la procedura prepara un file in formato standard Arianna (versione 1 e/o 2) e lo trasmette, sempre tramite procedure standard, alla centrale Arianna; 
• tramite fax: la procedura raccoglie tutti gli ordini per un determinato fornitore, prepara un fax cumulativo e lo spedisce (attualmente lo deposita in una coda gestita da ZetaFax);
• tramite e-mail: in questo caso, la procedura raccoglie tutti gli ordini per un determinato fornitore, prepara una e-mail cumulativa, allegando i file-ordine nel formato concordato con il fornitore, e la spedisce;
• tramite ftp: in quest’ultimo caso, la procedura raccoglie tutti gli ordini per un determinato fornitore, prepara una serie di file-ordine nel formato concordato con il fornitore, e li deposita in una cartella ftp.

Al termine la procedura contrassegna come ‘inviati’ gli ordini trattati; la procedura è congegnata in modo da ripristinare gli stati precedenti in caso di errore.

Sono previsti invii di prova – per testare eventuali nove modalità e/o tracciati, e viene generato un logo esaustivo che riepiloga tutte le attività svolte, inviandone copia al responsabile.

Il lato tecnologico

Queste le caratteristiche tecniche della procedura:

• ambiente: procedura batch
• linguaggi: VB6
• database: MS SQL Server 2000/2005 

Particolarità

Una procedura batch che deve processare migliaia di ordini ogni volta deve avere delle caratteristiche ben precise di affidabilità e velocità.

Queste due richieste fondamentali sono state ottenute:

• accorpando gli ordini con una logica orientata al negozio, all’articolo, al fornitore; in pratica, gli ordini vengono prima suddivisi per negozio e poi sommati per articolo, anche se immessi in sessioni diverse, purché prima dell’invio dell’ordine al fornitore; poi vengono parcheggiati per fornitore e trasmessi a quest’ultimo in un unico invio;
• eliminando ogni interfaccia grafica: il programma è in modalità completamente ‘console’;
• inserendo controlli formali e non sulla congruenza dei dati letti e inviati;
• inserendo modalità di ripristino automatico in caso di blocco. 

Altre particolarità sono:

• una forte integrazione con il programma di spedizione dei fax; tramite Active Report vengono generati tanti report quanti sono gli ordini, poi sempre tramite Active Report vengono ricollettati per fornitore, infine depositati, assieme ad un file ‘distinta’, nella cartella di lavoro del Fax Server;
• la generazione di ordini in formato Arianna 1 oppure 2 (XML); per la versione 1 il lavoro viene svolto integralmente in VB; per la versione 2 vengono invece sfruttate le funzioni XML di MS SQL 2005.

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Nel 2002 abbiamo intrapreso una fattiva collaborazione con la società Librerie Feltrinelli, che gestisce, oltre alle Librerie Feltrinelli, anche i negozi RicordiMediaStores. Siamo stati incaricati di realizzare per loro una serie di applicativi per il loro back-office (smistamento ordini, bolle di consegna, ecc.) che operano in modalità batch (quindi automatica, senza intervento da parte dell’utente); e di una serie di altri applicativi front-office (ma sempre ad uso interno) da installare nella loro intranet.

Qui un rapido elenco degli applicativi più significativi realizzati per loro:

• Librerie Feltrinelli – case study – Smistamento ordini: la procedura legge il database degli ordini e provvede a trasmetterlo al fornitore attraverso il circuito Arianna; fax; e-mail;
• smistamento bolle di consegna: la procedura legge i tracciati Arianna e smista le bolle elettroniche ai vari negozi per il controllo delle quantità ricevute;
• aggiornamento anagrafiche titoli: la procedura legge i tracciati Arianna e riporta le informazioni anagrafiche dei titoli (libri, cd, dvd, ecc.) in un database interno, a disposizione dell’azienda per successive elaborazione;
• gestione resi negozio: la procedura permette alla sede di programmare le rese di ogni punto vendita, smistando poi gli elenchi ai vari negozi;
• creazione listini: la procedura permette alla sede di progettare la prima dotazione di merce dei punti vendita di nuova apertura; il risultato si integra poi con la procedura di generazione ordini;
• gestione prenotazioni cliente: la procedura opera con la gestione ordini, trattando quelli generati da una prenotazione del cliente nel punto vendita; all’arrivo della merce (o alla segnalazione della sua indisponibilità) avverte il cliente con un opportuno messaggio via e-mail o SMS; genera anche una adeguata reportistica;

• Librerie Feltrinelli – case study – NoteSpese: la procedura permette al dipendente di inserire le proprie spese; al suo superiore di autorizzare il rimborso; alla tesoreria di erogare il rimborso;
• censimento attrezzature di negozio: la procedura permette alla sede di conoscere l’entità delle attrezzature presenti nel singolo punto vendita;
• Librerie Feltrinelli – case study – Approvvigionamento Materiale Interno: tramite questa procedura, la sede organizza gli acquisti di materiale interno (dagli shopper alla cancelleria), tarandoli sulle esigenze dei singoli punti vendita;
• rilevamento orari dipendenti: questa procedura, che opera congiuntamente con la procedura Paghe e Stipendi, permette al responsabile di inserire le presenze/assenze dei dipendenti di negozio;
• gestione liste regalo: tramite questa procedura è possibile organizzare una lista regalo, indicando i titoli prescelti (libri, CD, DVD, ecc.); i regali possono essere acquistati in tutti i negozi della catena;
• gestione ordini da sede: questa procedura permette alla sede di programmare gli acquisti per ogni singolo punto vendita;
• riepilogo di cassa: tramite questo semplice applicativo, il responsabile di negozio può consuntivare le entrate e le uscite di cassa;
• gestione eventi di negozio: permette di inserire tutte le informazioni relative ad un dato evento (presentazione, incontro con l’autore, ecc.) che si svolge in un determinato punto vendita; le informazioni inserite vanno ad alimentare anche il sito internet;

• gestione sale riunione: per la prenotazione delle sale interne da parte del personale di sede;
• gestione percorsi di lettura: permette alla redazione di inserire una serie di titoli (libri, CD, DVD, ecc.) in grado di soddisfare un determinato percorso tematico; le informazioni inserite vanno ad alimentare anche il sito internet;
• gestione comunicazioni interne (CMS): la procedura permette al personale interno di inserire e gestire una serie di annunci (lanci, promozioni, nuove iniziative, ecc.) o di articoli (manuali, memorandum, ecc.) ad uso interno; la procedura si integra fortemente con la intranet;
• gestione acquisti da parte del personale: permette di controllare e rendicontare gli acquisti di titoli (libri, CD, DVD, ecc.) a condizioni speciali da parte dei dipendenti abilitati.