Avete archiviato una pratica per errore e volete recuperarla e riportarla nell’archivio corrente. Come fare?

Come recuperare una pratica archiviata per errore

Come abbiamo detto, è possibile effettuare l’archiviazione di più pratiche; può quindi capitare di includere nel blocco di pratiche anche una pratica che non andrebbe in effetti archiviata.

Come fare per recuperarla, e riportarla quindi dall’archivio storico all’archivio corrente?

Dato che l’operazione di archiviazione altro non è che un semplice spostamento di archivio, sarà sufficiente effettuare l’operazione inversa.

• portatevi nell’archivio Storico
• rintracciate e selezionate la pratica che volete recuperare
• chiedetene nuovamente l’archiviazione (dallo Storico verrà riportata nel Corrente)
• nella finestra di archiviazione selezionate tutte le informazioni e chiedete di NON  ’Mantenere le informazioni originali nell’archivio’
• date quindi conferma
• Élite riporterà la pratica nell’archivio di destinazione (cioè quello corrente)
• al termine, riportatevi nell’archivio corrente

Avrete così recuperato la pratica archiviata per errore.

Élite è la procedura ideale per la gestione dello studio legale. Informazioni, prezzi e dimostrativo sul sito Blugeco.

Avete bisogno di inserire una prestazione la cui descrizione supera i 120 caratteri. Come fare?

Come inserire una prestazione con una descrizione molto lunga

Per poterlo fare basterà inserire nelle note della prestazione ciò che si scriverebbe normalmente nella descrizione; le note non hanno limiti di capienza, quindi potrete scrivere tutto quello che vi serve; nella descrizione invece metteremo come primo carattere un asterisco (*) o il simbolo # (cancelletto).

Ecco un esempio:

In fase di stampa parcella, Élite userà il contenuto delle note al posto della descrizione; la parcella apparirà pertanto così:

In questo modo potrete inserire in parcella delle descrizioni lunghe quanto volete.

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Élite vi permette di cambiare secondo necessità l’aliquota usata per il calcolo del contributo integrativo C.P.A. nel riepilogo finale della stampa parcella. Potrete cambiarla in modo temporaneo (per esempio se state predisponendo una parcella per un cliente con cui avete stipulato una convenzione) o in maniera definitiva, per un’eventuale variazione di legge.

Come modificare l’aliquota del contributo integrativo C.P.A. in modo temporaneo

Opzioni di stampa - Parcella

Il valore dell’aliquota del contributo integrativo C.P.A. potrà essere cambiato a piacimento. Inserite 0 o lasciate la casella vuota per NON applicare il contributo integrativo C.P.A.; se invece volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

2.75

Ricordatevi che il cambiamento è temporaneo, per cui la prossima stampa di parcella ripresenterà l’aliquota di default.

Come modificare l’aliquota del contributo integrativo C.P.A. in modo permanente

Una volta aperto il file, localizzate la sezione [PARAMETRI PARCELLA], e scorretela sino a trovare una riga così:

Al.CPA=2

Il valore può essere variato a piacimento; se volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

Al.CPA=2.75

Se volete anche variare la dicitura in parcella, ricordatevi di modificare il parametro relativo, e cioè

DICITURA13=…testo personalizzato…

Una volta terminate le modifiche, salvate il file come descritto nell’apposito articolo e rientrate in Élite.

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Siete sempre in movimento, fuori ufficio, e non volete (o non potete!) rinunciare ai dati sul vostro server? Qui la soluzione!

BBLex – Élite (e non solo!) sul vostro BlackBerry

Il 26 ottobre 2009 Blugeco (www.blugeco.com), in partnership con RIM (Research In Motion) e Softec, ha presentato durante un convegno dell’AGAM (Associazione Giovani Avvocati Milano) tenutosi a Milano, la nuova soluzione destinata agli Studi Legali per la mobilità.

BBLex è una soluzione che installata sul proprio BlackBerry consente a tutti gli Avvocati di collegarsi con il proprio programma di gestione dello Studio, consultando e aggiornando sia le pratiche che molti altri dati, ovunque essi si trovino.

BBLex®: Élite sul vostro BlackBerry.

BBLex nasce dall’esigenza specifica di fornire agli Avvocati un accesso alle proprie informazioni di Studio anche mentre sono in movimento.
Grazie ad un rapporto di partnership con RIM, la società che produce i famosi BlackBerry, siamo oggi in grado di soddisfare questa necessità, trasmettendo alcune informazioni di Élite direttamente sul terminale BlackBerry, con la possibilità di interagire con l’applicativo.
BBLex si basa sulla piattaforma tecnologica DesktopMate di Softec, che consente una configurazione personalizzata dei servizi disponibili.

In particolare sarà possibile, in un primo momento, consultare direttamente dal proprio BlackBerry le seguenti informazioni di Élite:

• Scadenze (Agenda)
• Dati Anagrafici (Rubrica)
• Dati Riepilogativi Pratiche

In questo modo potrete sfruttare tutta la potenza dei terminali BlackBerry non solo per la gestione delle email, ma anche per consultare gli archivi di Élite mentre siete fuori Studio, persino laddove non potete usare un PC portatile né sfruttare una connessione internet.

In un secondo momento sarà possibile consultare anche altre informazioni di Élite, e più in particolare:

• Prestazioni (Parcelle)
• Documenti (Testi, Fogli Elettronici, Immagini, PDF e altro)

BBLex: un uso semplice ed immediato

Con BBLex, i dati di Élite sono sempre disponibili per la consultazione e l’aggiornamento; l’uso è sempre semplice, immediato e sicuro grazie alla sua accurata progettazione:

• Navigazione a menu
• Funzioni di ricerca
• Visualizzazione dettagli
• Sicurezza degli accessi
• Sicurezza dei dati

Alcune funzioni avanzate, come il Click-to-call e click-to-send, per telefonare o inviare una mail partendo direttamente dalla rubrica di Élite, renderanno l’utilizzo di BBLex proficuo e conveniente.

BBLex: funzioni aggiuntive

BBLex non è soltanto Élite; infatti vi permetterà anche di consultare le News di settore (in collaborazione con portali dedicati), di condividerle con i vostro colleghi, e di archiviare le news preferite.

Sarà infine possibile, una volta perfezionati gli accordi con i produttori, ottenere l’accesso alle Banche Dati di Leggi, Sentenze, ecc.

BBLex: operare in sicurezza

Con BBLex potrete operare in tutta sicurezza, grazie anche alle caratteristiche intrinseche del dispositivo BlackBerry:

• in caso di furto o smarrimento del dispositivo, è possibile bloccare il sistema da remoto ed eliminare i dati riservati (blocco del dispositivo a distanza);
• dopo 10 tentativi di inserimento password, il dispositivo viene resettato automaticamente;
• impostazione/modifica password del dispositivo;
• protezione contro applicazioni dannose;
• Mobile Security Card (cifratura hw e firma digitale).

BBLex: Altri software per studio legale

Per la gestione del Vostro Studio non utilizzate Élite ma un altro software? Siete comunque interessati alle funzionalità di BBLex? Contattateci e studieremo una soluzione assieme a Voi.

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Avete bisogno di creare una pratica che è un duplicato di un’altra. Oppure dovete dividerne una complessa in due. Come fare?

Come duplicare (clonare) una pratica

Andremo a sfruttare la funzione di archiviazione pratiche, in questo modo:

• evidenziate la pratica che volete duplicare e chiedetene l’archiviazione
• nella finestra di archiviazione selezionate tutte le informazioni e chiedete di ‘Mantenere le informazioni originali nell’archivio’
• date quindi conferma

In questo modo avrete la stessa pratica sia nell’archivio Corrente che in quello Storico

• portatevi adesso nell’archivio Storico e selezionate nuovamente la pratica
• chiedetene nuovamente l’archiviazione (dallo Storico viene riportata nel Corrente)
• nella finestra di archiviazione selezionate tutte le informazioni e chiedete di NON  ’Mantenere le informazioni originali nell’archivio’
• date quindi conferma
• Élite vi segnalerà che la pratica esiste già nell’archivio di destinazione (è giusto, è proprio quello che ci serve)
• tra le opzioni proposte, scegliete ‘Crea nuova’
• Élite creerà una nuova pratica aggiungendo il suffisso ‘/1′ al Codice Pratica

Avete così duplicato la pratica. Se necessita, potrete attribuire un nuovo codice entrando in modifica pratica.

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Fra un mese dovrete depositare un atto: come potete farvi preavvisare da Élite mettendo in scadenza anche la preparazione dell’atto stesso inserendo una sola scadenza?

Gli Iter di Scadenze (Macro)

La particolarità che andremo a sfruttare per poterci far pre-avvisare è la possibilità di inserire un intervallo di tempo negativo: in pratica occorre fare così:

• chiedete l’inserimento di una nuova macro
• nella tab ‘Dati Principali’ inserite un codice mnemonico e una descrizione
• andate poi nella tab ‘Elenco Scadenze’
• inserite nella prima riga la scadenza di riferimento; nel nostro caso il deposito dell’atto fra 30 giorni
• completate la prima riga inserendo gli eventuali altri dati
• nella seconda riga inserite la scadenza di preavviso; nel nostro caso la redazione dell’atto dopo -3 giorni; dato che Élite aggiunge giorni al precedente, aggiungendone una quantità negativa in pratica li sottrare
• anche in questo caso, completate la riga inserendo gli eventuali altri dati
• salvate poi come di consueto l’informazione

Quando dovrete inserire una scadenza con preavviso, selezionate questa macro: vedrete inserire due scadenze, una tra 27 giorni (la redazione), l’altra tra 30 (il deposito).

Seguendo questo esempio potrete creare tutte le macro che vi servono per gestire i preavvisi.

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La versione di Élite basata su Microsoft Access prevede la compattazione periodica del database, ed è Élite stesso a proporla ogni due settimane. Tuttavia può essere necessario – per diversi motivi – dover procedere alla compattazione manuale.

Come procedere alla compattazione manuale

• accertatevi innanzitutto che nessuno stia usando Élite, in quanto la compattazione può avvenire soltanto quando il database non è in uso
• fate doppio click su Risorse del computer
• portatevi sul disco che ospita Élite
• entrate nella cartella ELI40
• localizzate il programma ELI_RBLD.EXE (o semplicemente ELI_RBLD se il vostro Windows nasconde le estensioni)
• mandatelo in esecuzione con un doppio click
• seguite infine le indicazioni che appaiono a schermo.

Una volta terminate le operazioni di compattazione potrete riprendere il vostro lavoro con Élite come di consueto.

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Élite vi permette di cambiare secondo necessità l’aliquota usata per il calcolo della rivalsa C.P.A. nel riepilogo finale della stampa parcella. Potrete cambiarla in modo temporaneo (per esempio se state predisponendo una parcella per un cliente con cui avete stipulato una convenzione) o in maniera definitiva, per un’eventuale variazione di legge.

Come modificare l’aliquota della rivalsa C.P.A. in modo temporaneo

Opzioni di stampa - Parcella

Il valore dell’aliquota della rivalsa C.P.A. potrà essere cambiato a piacimento. Inserite 0 o lasciate la casella vuota per NON applicare la rivalsa C.P.A.; se invece volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

2.75

Ricordatevi che il cambiamento è temporaneo, per cui la prossima stampa di parcella ripresenterà l’aliquota di default.

Come modificare l’aliquota della rivalsa C.P.A. in modo permanente

Una volta aperto il file, localizzate la sezione [PARAMETRI PARCELLA], e scorretela sino a trovare una riga così:

Al.CPA=2

Il valore può essere variato a piacimento; se volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

Al.CPA=2.75

Se volete anche variare la dicitura in parcella, ricordatevi di modificare il parametro relativo, e cioè

DICITURA13=…testo personalizzato…

Una volta terminate le modifiche, salvate il file come descritto nell’apposito articolo e rientrate in Élite.

Élite è la procedura ideale per la gestione dello studio legale. Informazioni, prezzi e dimostrativo sul sito Blugeco.

Élite vi permette di cambiare secondo necessità l’aliquota usata per il calcolo del Rimborso Spese Forfetario nel riepilogo finale della stampa parcella. Potrete cambiarla in modo temporaneo (per esempio se state predisponendo una parcella per un cliente con cui avete stipulato una convenzione) o in maniera definitiva, per un’eventuale variazione di legge.

Come modificare l’aliquota del Rimborso Spese Forfetario in modo temporaneo

Opzioni di stampa - Parcella

Il valore dell’aliquota del Rimborso Spese Forfetario potrà essere cambiato a piacimento. Inserite 0 o lasciate la casella vuota per NON applicare il Rimborso Spese Forfetario; se invece volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

12.50

Ricordatevi che il cambiamento è temporaneo, per cui la prossima stampa di parcella ripresenterà l’aliquota di default.

Come modificare l’aliquota del Rimborso Spese Forfetario in modo permanente

Una volta aperto il file, localizzate la sezione [PARAMETRI PARCELLA], e scorretela sino a trovare una riga così:

Al.RSF=12.50

Il valore può essere variato a piacimento; se volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

Al.RSF=12.50

Una volta terminate le modifiche, salvate il file come descritto nell’apposito articolo e rientrate in Élite.

Élite è la procedura ideale per la gestione dello studio legale. Informazioni, prezzi e dimostrativo sul sito Blugeco.

Élite vi permette di cambiare secondo necessità l’aliquota usata per il calcolo della Ritenuta d’Acconto nel riepilogo finale della stampa parcella. Potrete cambiarla in modo temporaneo (per esempio se state predisponendo una parcella per un cliente estero) o in maniera definitiva, per un’eventuale variazione di legge.

Come modificare l’aliquota della Ritenuta d’Acconto in modo temporaneo

Opzioni di stampa - Parcella

Il valore dell’aliquota della Ritenuta d’Acconto potrà essere cambiato a piacimento. Inserite 0 o lasciate la casella vuota per NON applicare la Ritenuta d’Acconto; se invece volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

18.50

Ricordatevi che il cambiamento è temporaneo, per cui la prossima stampa di parcella ripresenterà l’aliquota di default.

Come modificare l’aliquota della Ritenuta d’Acconto in modo permanente

Una volta aperto il file, localizzate la sezione [PARAMETRI PARCELLA], e scorretela sino a trovare una riga così:

Al.RDA=20

Il valore può essere variato a piacimento; se volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

Al.RDA=18.50

Una volta terminate le modifiche, salvate il file come descritto nell’apposito articolo e rientrate in Élite.

Élite è la procedura ideale per la gestione dello studio legale. Informazioni, prezzi e dimostrativo sul sito Blugeco.

Élite vi permette di cambiare secondo necessità l’aliquota usata per il calcolo dell’IVA nel riepilogo finale della stampa parcella. Potrete cambiarla in modo temporaneo (per esempio se state predisponendo una parcella per un cliente estero) o in maniera definitiva, per un’eventuale variazione di legge.

Come modificare l’aliquota IVA in modo temporaneo

Opzioni di stampa - Parcella

Il valore dell’aliquota IVA potrà essere cambiato a piacimento. Inserite 0 o lasciate la casella vuota per NON applicare l’IVA; se invece volete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

18.50

Ricordatevi che il cambiamento è temporaneo, per cui la prossima stampa di parcella ripresenterà l’aliquota di default.

Come modificare l’aliquota IVA in modo permanente

Una volta aperto il file, localizzate la sezione [PARAMETRI PARCELLA], e scorretela sino a trovare una riga così:

Al.IVA=20

Il valore può essere variato a piacimento; se dovrete inserire un’aliquota decimale, ricordatevi di usare il punto e non la virgola come separatore decimale, come ad esempio

Al.IVA=18.50

 Una volta terminate le modifiche, salvate il file come descritto nell’apposito articolo e rientrate in Élite.

Élite è la procedura ideale per la gestione dello studio legale. Informazioni, prezzi e dimostrativo sul sito Blugeco.

Élite ha la possibilità di stampare – in coda alla parcella – una serie di righe personalizzabili dall’utente. In base alla mia esperienza, queste righe vengono normalmente usate per indicare il conto corrente dove effettuare il bonifico per il pagamento della parcella.

Può pertanto essere necessario dover modificare queste diciture, come ad esempio in occasione dell’entrata in vigore dell’obbligatorietà del codice IBAN.

Come modificare le diciture

Una volta aperto il file, localizzate la sezione [PARAMETRI PARCELLA], e scorretela sino a trovare una serie di righe così formate:

Extra01= “La presente non costituisce Fattura, che verrà emessa a saldo effettuato.”
Extra02= Coordinate bancarie per pagamento:
Extra03= Banca TaleQuale, Piazza Marina 12, Santa Caterina a Mare
Extra04= IBAN ……  c/c n. …….

Le diciture possono essere variate a piacimento, e se ne possono mettere sino a 99. L’importante è rispettare la sequenzialità (Extra01, Extra02, ecc). Se la sequenza viene interrotta (ad esempio Extra01, Extra02, Extra04), la procedura terminerà la stampa.

Una volta terminate le modifiche, salvate il file come descritto nell’apposito articolo e rientrate in Élite.

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Alcune operazioni di Elite sono riservate all’amministratore della procedura, come ad esempio i cambi delle password degli utenti (come spiegato nell’articolo Come modificare la password di un utente) o la cancellazione delle pratiche (se l’apposita voce è stata attivata).

La procedura permette di avere fino a due amministratori attivi. Se avete dimenticato chi sono, sarà possibile recuperare le loro sigle tramite la stampa della tabella operatori.

Ecco come fare:

• entrate in Elite;
• dal menu ‘Stampa Tabelle’ selezionate ‘Operatori’;
• fate subito click sul pulsante [Stampa];
• la stampa apparirà come di consueto a video: scorretela per individuare gli amministratori, che sono contraddistinti dal segno di spunta [√] nella colonna ‘AMMIN.‘ (come nell’esempio che segue). 

Esempio di Stampa Tabella Operatori

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Alcuni parametri della procedura Elite sono memorizzati nel file Elite.ini. Questi parametri verranno illustrati in una serie di articoli, elencati più avanti.

Come modificare i parametri del file Elite.ini

Il file Elite.ini è un semplice file di testo, che si trova nella cartella dove avete installato Elite. Per modificare questo file, dovrete accedere – da ’Risorse del computer’ – alla cartella x:\ELI40 (dove ‘x:’ è la lettera del drive dove è installato Elite), individuare ed evidenziare il file, e fare doppio click per aprirlo.

Struttura del file Elite.ini

Il file Elite.ini è un semplice file di testo strutturato a sezioni. Ogni sezione è contraddistinta da un titolo racchiuso tra parentesi quadre; ad esempio, il titolo:

[Parametri parcella]

identifica la sezione destinata ai parametri per la personalizzazione della parcella.

All’interno di ogni sezione ci sono i parametri veri e propri, nella forma parametro=valore, come nel seguente esempio:

Criterio=MED.5

Come apportare le modifiche ai parametri

Molto semplicemente, scrivete il nuovo valore cancellando quello preesistente, come in un qualunque testo.

Come salvare le modifiche al file Elite.ini

Anche in questo caso, la procedura è molto semplice: basterà chiudere il file (click sulla ‘x’ in alto a destra) e rispondere affermativamente alla richiesta di salvataggio. Rientrate in Elite per usare i nuovi parametri.

Alcune avvertenze

• se siete in più persone ad utilizzare Elite, le modifiche apportate al file di parametri varranno per tutti gli utenti;
• è bene che usciate da Elite (e che facciate uscire anche altri eventuali utenti) prima di apportare le modifiche al file di parametri;
• è altrettanto consigliato che facciate una copia del file prIma di modificarlo.

Quali sezioni sono presenti nel file Elite.ini

Nel file sono presenti le seguenti sezioni:

• [GENERALE]: in questa sezione vengono riportati alcuni parametri generici 
• [PERCORSI]: in questa sezione vengono dichiarati i percorsi (cartelle) dove Elite memorizza i dati, i documenti, ecc
• [ASPETTO]: questa sezione è dedicata a ospitare quei parametri che determinano l’aspetto estetico di Elite
• [PARAMETRI PARCELLA]: quest’ultima sezione, infine, riporta tutti i parametri e le diciture da usarsi in fase di parcellazione

Quali parametri non sono modificabili tramite Elite.ini

Per ragioni di sicurezza e contrattuali non è possibile modificare la denominazione del licenziatario, né il numero di utenze. Per fare questo dovrete rivolgervi a noi.

Fare click qui per avere l’elenco di tutti gli articoli dove si parla del file di parametri Elite.ini.

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Ogni utente di Elite accede tramite il proprio identificativo ed una password. Può accadere di smarrire la propria password, o di volerla, per qualunque motivo, modificare.

Modifica

Se volete solo modificarla, dovrete accedere alla tabella degli operatori (dal menu selezionare Tabelle poi Operatori), evidenziare il vostro identificativo, e chiedere la modifica facendo doppio click.

Quando la maschera con i dati sarà a video, immettete la vostra nuova password e fate click su [Salva]: la vostra password è modificata.

Password smarrita

Se invece avete smarrito la vostra password, dovrete inserirne una nuova. Elite infatti non permette di recuperare la password, ma solo di modificare quella già esistente. Dato che la password è personale, dovrete chiedere all’amministratore della procedura di modificare la vostra. L’amministratore infatti, dato il suo ruolo, può entrare a modificare il profilo di tutti gli utenti, compresa quindi la password.

Se non sapete chi è l’amministratore, potrete determinarlo seguendo le indicazioni riportate nell’articolo Determinare la sigla dell’amministratore della procedura.

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